+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Анализ документооборота в вузе

Анализ документооборота в вузе

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе обмен служебной документацией и отчетностью [4, с. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией.

Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе обмен служебной документацией и отчетностью [4, с. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие подразделения, документы, направляемые или поступающие из подведомственных учреждений, и др.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации [6, с. Важной характеристикой документооборота является его объем.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Наряду с организацией документооборота входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [25, с.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации. Организационно-правовая документация.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов -- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам [27, с.

Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Отчетная документация. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о результатах рекламной деятельности рекламных кампаний , о выполнении отдельных, разовых мероприятий [37, с.

НМИ является организацией, осуществляющей образовательную деятельность в области профессиональной подготовки и переподготовки населения г.

Нижнекамска и Нижнекамского района Республики Татарстан на основании соответствующей лицензии [41, с. Организационная структура НМИ представлена рисунке 1. В целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления в НМИ, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации разработано Положение по делопроизводству. Положение устанавливает единую систему делопроизводства в институте и его структурных подразделениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов [38, с.

Ректорат издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института ;. Деканаты издает приказы по студентам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, сдают документы в архив и т.

Кафедры получают документы, издают их, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т. Отдел кадров хранит личные дела сотрудников и студентов, заполняет трудовые книжки, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т. Бухгалтерия ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т. На факультетах издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов.

Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров института. На документах прилагаемых к приказу указанных в основании каждого приказа руководитель подразделения, то есть декан, ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему. В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.

Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету. Каждый семестр в институте проводится рейтинг-контроль, который проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий - экзаменационная сессия.

На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг - контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии [3, с. При прохождении студентами практики на предприятии кафедра готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, подписывается, и ставиться печать, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом.

Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив [24, с. Организационная структура Нижнекамского муниципального института. Кафедра - основное учебно-научное подразделение института. Главной задачей кафедры является организация и осуществление на высоком уровне учебной, методической и научной работы, научных исследований по профилю кафедры, подготовки научно-педагогических кадров и повышения их квалификации.

Кафедру возглавляет заведующий кафедрой, который непосредственно подчиняется ректору института. Заведующий кафедрой имеет право участвовать в работе всех подразделений института, где обсуждаются вопросы деятельности кафедры; утверждает планы работы кафедры, индивидуальные планы работы преподавателей и сотрудников кафедры и другие документы; осуществляет распределение учебной нагрузки; представляет ректору института предложения по приему на работу, увольнению и перемещению работников кафедры, их моральному и материальному поощрению [50, с.

Заведующий кафедрой несет личную ответственность за деятельность кафедры. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели. На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы.

Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Кафедра должна иметь документацию, отражающую содержание и методику проведения учебного процесса. Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности кафедры требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел кафедры указано 17 наименований и 35 дополнительных папок. Пример номенклатуры дел кафедры показан в приложении A. Главная Информатика Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе. Описание документооборота института и кафедры Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. К структурным подразделениям, организующим документооборот НМИ относятся: 1. Ректорат издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института ; 2.

Организационная структура Нижнекамского муниципального института Кафедра - основное учебно-научное подразделение института. Кафедра: - организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов; - формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения; - организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры; - способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения; - вносит на рассмотрение Ученого совета института предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям; - осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом НМИ и действующим законодательством [41, с.

Эффективность работы любой организации в большей степени зависит от рациональной организации документооборота в ней — правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения. Высокий уровень профессионализма, умение оперативно проанализировать большой массив информации, сделать необходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах — обязательные требования к сотрудникам любой организации, любого предприятия, так или иначе причастных к составлению документа. Предметом исследования является система документооборота отдела административной работы, организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18].

Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота СЭД. Вопросы сравнительного анализа структуры, функций, опыта внедрения различных СЭД, а также стандартизации электронного документооборота [3; 36] широко обсуждаются в прессе [9; 14; 29; 34] и интернет-сообществе [15; 17; 35].

Каждый из подходов обладает своими достоинствами и недостатками. Так, приобретая какую-либо коммерческую систему, следует принимать во внимание возможные дополнительные затраты на модернизацию вычислительной техники организации, покупку необходимого программного обеспечения платформы , техническую поддержку, клиентские лицензии. Делая ставку на разработку системы под заказ, в дальнейшем можно столкнуться с проблемами технической поддержки, доработки и расширения функций системы, совместимости с новыми аппаратными и программными средствами, миграции данных.

Передача конфиденциальных данных на хранение и обработку сторонним организациям вызывает определенные проблемы безопасности и защиты информации. Решения комплексной автоматизации бизнес-процессов, как правило, предлагают пользователю типовые конфигурации системы, а доработка и настройка по требованиям пользователей проводится за дополнительную плату и требует временных затрат.

Выбор системы электронного документооборота должен проводиться предпроектным обследованием инфраструктуры организации, сравнительным анализом целей и задач, требующих автоматизации, и функционала СЭД [32]. В качестве показателей эффективности внедрения СЭД можно рассматривать: затраты и сроки внедрения, степень автоматизации, экономию ресурсов при выполнении процессов создания, обработки, поиска и хранения документов [6].

Наряду с задачами делопроизводства, характерными для любого предприятия, документооборот учебных заведений имеет свою специфику.

А именно: документы в основном сопровождают образовательную, научную и управленческую деятельность. Они формируются в различных информационных системах, используемых на кафедрах, факультетах и структурных подразделениях для автоматизации рабочих процессов.

С другой стороны, в таких прикладных системах используется одна и та же информация, что вызывает дублирование действий пользователей. Таким образом, актуальной является проблема интеграции данных и документов, существующих в гетерогенных системах, в рамках единой кросс-платформенной информационной системы вуза по типу корпоративного портала.

Другим важным фактором документооборота вуза является изолированность данных и документов из соображений информационной безопасности, формируемых и обрабатываемых различными службами бухгалтерия, отдел кадров, учебный отдел и т. С другой стороны, применение ЭЦП для внутреннего документооборота вуза является весьма затратным делом, поэтому на практике во многих случаях обходятся аутентификацией пользователей на основе персональных логинов и паролей [33].

Следует также принимать во внимание невозможность или нецелесообразность полного отказа от бумажных документов, что не исключает этап ручного визирования, после согласования документа на этапе его создания на основе электронных шаблонов, и последующую оцифровку сканирование для рассылки, хранения, поиска и обработки в СЭД. Принимая во внимание проведенный системный анализ проблемы автоматизации документооборота в Муромском институте филиале Владимирского государственного университета была разработана и внедрена своя система электронного документооборота.

Система реализована как информационный сервис на интернет-портале вуза и использует единую базу данных пользователей, также доступную в других корпоративных сервисах [5]. Управление доступом пользователей к сервисам системы проводится на уровне администратора на основе авторизации при подключении. Администрирование работой сервиса выполняет привилегированный пользователь отдел информации и документооборота. Интерфейс администратора представлен на рисунке 1. При открытии документа пользователем автоматически формируется подтверждение о его прочтении.

Электронные документы, хранимые в системе, представляют собой скан-копии бумажных оригиналов приказов, распоряжений и т. Контроль исполнения поручений является одной из главных функций СЭД, которая позволяет отслеживать все документированные процессы организации [1; 7; 16]. Согласно регламенту проведения контроля исполнения, определенному государственным стандартом [2], в системе предусматривается выполнение трех этапов:.

На первом этапе для документов, требующих контроля исполнения, при заполнении регистрационной карты документа дополнительно формируются фактографические атрибуты, а при рассылке таких документов абонентам определяются права. Кроме того, исполнитель, контролер или администратор может упорядочить в системе перечень документов-поручений по календарным срокам исполнения.

База данных реквизитов и электронные документы хранятся в защищенном каталоге на центральном сервере. Целью работы является системный анализ проблем внедрения систем электронного документооборота в учебных заведениях.

Актуальность задачи определяется широким использованием компьютерных технологий в планировании и организации работы вузов, где документооборот и контроль исполнения являются связующим сервисом в единой корпоративной информационной системе. На рынке программного обеспечения представлено достаточное число продуктов, отличающихся ценой, функциональностью и способами реализации.

Однако при внедрении готовых решений в работу вузов возникает проблема настройки системы электронного документооборота на специфику организации делопроизводства, а также интеграции с другими используемыми информационными системами сопровождения учебного, научного процессов и управления. В работе рассматривается оригинальное решение задачи внедрения системы электронного документооборота как информационного сервиса в структуре автоматизированной информационной системы управления Муромского института филиала Владимирского государственного университета.

Информационный сервис электронного документооборота реализован в виде интернет - приложения с использованием свободно распространяемого программного обеспечения на платформе LAMP. Такой подход позволяет использовать общую базу данных информационной системы вуза и обеспечивает защищенный доступ пользователей, обеспечивая аппаратную и программную независимость, а также мобильность подключения с любого компьютера, как в локальной сети института, так и из сети Интернет без установки специализированного программного обеспечения.

Статья в формате PDF. Афанасьев А. ГОСТ Р Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению. Гуреев А. Информационная система вуза. Калаев Д. Окупаемость внедрения документооборота - возможно ли её рассчитать? Каменева Е. Князева Т. Корпоративный порта DeskWork. Корпоративная система электронного документооборота DocVision. Корпоративная система электронного документооборота Naumen DMS. Лушников В. Назаренко А. Независимый портал о СЭД.

Носарева Н. Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. Середа С. Система комплексной автоматизации учебного процесса GS-ведомости. Система управления бизнес-процессами ELMA. Система электронного документооборота Directum.

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами PayDox. Система электронного документооборота FossDoc. Стародубов Д. Тихонов В. Файловое хранилище YouDocs. Химич Ю. Храмцовская Н. Щербаков А. Переводная версия журнала "Современные проблемы науки и образования" "Modern Problems of Science and Education. Академия Естествознания готовит к изданию реестр новых научных направлений, разработанных российскими учеными.

Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе

Ключевые слова: структурное подразделение вуза, факультет, декан, деканат, кафедра, канцелярия, общий отдел, электронный архив, автоматизация документооборота. Высшее учебное заведение вуз — образовательное учреждение, дающее высшее профессиональное образование. Факультет — учебно-научное и административное структурное подразделение вуза, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно- исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет.

Администрация факультета деканат — организационный центр по управлению работой факультета, который осуществляет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства.

При переводе студента в другое учебное заведение подготавливается академическая справка, в которой перечисляются пройденные им предметы, приводятся оценки по ним с указанием академических часов и т. Справка печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности. Для заседаний ученого совета, проводимых ежемесячно, подготавливаются явочный лист, повестка дня. Ученый секретарь после заседания готовит протоколы и выписки из них. В обязанности ученого секретаря входит также подготовка плана работы на год, утверждаемого на заседании данного органа.

На кафедре ежемесячно проводятся заседания по разработанным планам работы, в процессе заседания ведется протокол. Кроме того, на кафедре оформляются учебные и календарные планы, рабочие и учебные программы. Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов закреплен Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования России от.

На основании данного документа каждый вуз обязан разработать свою инструкцию по делопроизводству и согласовать ее с архивным учреждением. Ведение делопроизводства осуществляет канцелярия общий отдел. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в вузе, происходит регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов. Любой входящий, исходящий, внутренний документ подлежит обязательной регистрации.

Регистрация исходящих и внутренних документов происходит в день подписания, входящих — в день отправления. Все документы вуза оформляются на бланках. Проекты приказов готовятся деканатом и отделом кадров.

Приказы, как правило, разделяются на приказы по основной деятельности, личному составу сотрудников, студентов , административно- хозяйственной деятельности. Если в поступившем в деканат документе информация касается кафедр или студентов, то он копируется, копия вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры.

Внутренние документы готовят в подразделениях вуза; эти документы подписывают руководители подразделений или их заместители. Сегодня в вузах широко распространены автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами. С их помощью можно организовать систему электронного документооборота, а также систему контроля выполнения заданий и нагрузки сотрудников. Их цель — минимизировать перемещение бумаг.

Тем не менее полностью отказаться от документов на бумажных носителях невозможно по ряду причин, главные из которых — причины юридического характера. Если в вузе большая часть документооборота совершается по компьютерной сети, возникает вопрос о хранении документов на электронных носителях. Стержень любой системы управления электронными документами — электронный архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие длительного свыше 10 лет и постоянного хранения, а также документы по личному составу:. Указанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, они требуют непосредственно физического воплощения. Остальные документы, указанные в номенклатуре дел, могут передаваться по системе организованного электронного документооборота.

Их следует хранить в течение установленного в номенклатуре дел срока в том подразделении, где они находятся. На этом основании электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов или храниться в самом подразделении, что значительно сократит как занимаемые площади бумажными документами, так и затраты на расходные материалы.

С целью автоматизации документооборота необходимо иметь локальную сеть и приобрести программный продукт. Затраты на это включают:. С учетом того что многие фирмы в целях рекламы предлагают вузам свои программные продукты бесплатно, затраты представляются минимальными, а экономический эффект от их внедрения будет значительным.

Главная Документоведение Основы делопроизводства. Перед образованием во всем мире, в том числе в России, остро стоит проблема перестройки его целей, Преподаватели вузов России: формирование и развитие профессиональных компетенций Содержание деятельности и требования к преподавателю высшего учебного заведения В современных условиях российская высшая школа должна предъявить особые требования к преподавателю вуза.

Его главная функция должна заключаться уже не в хранении и передаче знаний, а в формировании у обучающихся стремления к самообразованию и выработке у них навыков творческого освоения знаний. Преподаватели вузов России: формирование и развитие профессиональных компетенций Состав преподавателей высших учебных заведений По данным государственной статистики, численность профессорско-преподавательского персонала высших учебных заведений в целом по России с г.

Россия в цифрах. Краткий статистический Преподаватели вузов России: формирование и развитие профессиональных компетенций Приоритеты деятельности преподавателя современного высшего учебного заведения Преподавательская деятельность - это осуществление целого ряда функций, тесно связанных со спецификой преподаваемых дисциплин, уровнем подготовки студенческой группы, ее составом, особенностями конкретных педагогических ситуаций, а также с научными интересами преподавателя.

Требования к психолого-педагогической Преподаватели вузов России: формирование и развитие профессиональных компетенций Сводные результаты анкетирования преподавателей высших учебных заведений I. Мотивы выбора научно-педагогической деятельности 1. Планирование преподавательской деятельности в студенческие годы. Планирование будущей препода-вательской деятельности еще в студенчестве Количество респондентов Чел.

Главным образом ее определяют как совокупность элементов, деятельная взаимосвязь которых обеспечивает эффективное функционирование, направленное на достижение цели Именно образование оказывает непосредственное Российская аспирантура в поисках новых возможностей Подготовка студентов к обучению в аспирантуре вуза: система и механизмы управления.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов закреплен Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования России от 24 июля г. При поступлении в канцелярию документов из Министерства образования и науки РФ происходит их регистрация и передача ректору, который ставит на документах резолюцию, через секретаря передает их обратно в канцелярию, после чего документы передают исполнителям.

Каким документом закреплен порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов в вузе? Покажите движение документов в вузе поступающих, внутренних, отправляемых. Какие разновидности документов существуют в вузе и где они разрабатываются?

На основании каких документов составляется инструкция по делопроизводству в высших учебных заведениях? Перечислите подразделения, организующие документооборот факультета.

Что представляет собой автоматизация документооборота? Какова ее цель?

Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры)

Эффективность работы любой организации в большей степени зависит от рациональной организации документооборота в ней — правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения. Высокий уровень профессионализма, умение оперативно проанализировать большой массив информации, сделать необходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах — обязательные требования к сотрудникам любой организации, любого предприятия, так или иначе причастных к составлению документа.

Предметом исследования является система документооборота отдела административной работы, организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Цели и поставленные задачи исследования обусловили выбор структуры работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений к работе. В первой главе подробно раскрыты теоретические основы построения системы документооборота. Третья глава раскрывает мероприятия по совершенствованию и рационализации делопроизводства.

При написании работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы периодические публикации в журналах.

Так же для написания работы использовались действующие законодательные и нормативно-методические акты, новейшая литература. Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период преддипломной практики.

Делопроизводство, которое обеспечивает документирование и процесс организации работы с официальными документами, создание информационной базы документов на различного рода носителях определяется как отрасль административно-управленческой деятельности организации. Документирование является важнейшей частью документационного обеспечения управления.

Оно представляет собой определенный процесс фиксации информации на различных материальных носителях и ее оформление на основании установленных требований и норм. Документ обеспечивает: закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации. Документ имеет внешние признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Обязательным элементом оформления документа, является реквизит, например подпись, текст, дата и др. Таким образом, документ объединяет функции, которые взаимосвязаны между собой, вместе с тем роль каждой из них различна.

Это зависит от сферы деятельности, в которой он используется, от периода времени и т. К примеру в управленческих документах преобладает управленческая функция, но также эти документы выполняют и другие функции — информационную, коммуникативную, правовую, научно-историческую. Роль функций документа может меняться в то время, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и регулятивное значение утрачивается. Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено управленческая, коммуникативная, политическая, правовая , вытесняются функциями, имеющими постоянный характер культурная, информационная, научно-историческая.

Документ несет за собой юридическую силу, под которой понимают свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, называют системой документации. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации УСД.

Для удобства использования документов их классифицируют. Взаимосвязь рассмотренных понятий можно предстать следующим образом рис. Распределение документов по группам видам на основе признаков содержания, формы составления и др. Большую часть кадровых документов составляют организационно-распорядительные документы — это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, предприятий, учреждений, их подразделений и должностных лиц[30].

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения образования, как и любого другого учреждения, делится на три документопотока:. Исходящие документы — это, те документы, которые учреждение образования направляет другим предприятиям, организациям и учреждениям. Примерами исходящих документов являются:. Входящие документы — это документы, которые поступают в учреждение из-за его пределов.

Примеры входящих документов:. Внутренние документы — это документы, циркулирующие исключительно внутри учреждения образования между его структурными подразделениями и должностными лицами и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия.

Примерами внутренних документов являются приказы по основной деятельности и по кадрам , а также служебные записки, в том числе:. Приём производится уполномоченным работником отдела делопроизводства на основании документов, удостоверяющих его личность, и достоверности на право приёма получения корреспонденции, поступившей в почтовое отделение и адресованной предприятию. После подсчета документы, адресованные учреждению образования, доставляются непосредственно на предприятие.

Последующая первичная обработка входящих документов включает: проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности её адресования; вскрытие конвертов упаковки посылок, бандеролей. Конверты от поступающих документов не уничтожаются. Предварительное рассмотрение документов производится посредством распределения входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые, на подлежащие последующему рассмотрению руководителем учреждения образования или прочими должностными лицами.

Регистрация документов — важнейший этап работы с ними. Регистрация придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Регистрация несет три цели: учёт документа, контроль их исполнения и проведение справочной работы по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Существует несколько систем регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Централизованная система регистрации , когда все регистрационные операции осуществляются в одном отделе канцелярии или одним работником секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения образования и устанавливает единый порядок регистрации.

Централизованная система регистрации является наиболее эффективной. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения в структурных подразделениях. Смешанная система предполагает регистрацию части документов в местах их создания или исполнения в структурных подразделениях , другая часть документов регистрируется централизованно.

Такая система функционирует в крупных организациях, ведомствах. Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при перемещениях внутри предприятия. Рассмотрение входящих документов должностными лицами учреждения предполагает:. Исполненные входящие документы подлежат возврату в места хранения, что предполагает прием исполненного документа и его помещение в дело в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования.

Последующее хранение и работа с указанными документами производится в соответствии с общими правилами обращения с документами, состоящими на оперативном хранении.

Обработка и отправка исходящих документов, так же как и обработка входящих документов, проводится централизованно — секретарем или в экспедиции экспедитором. Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты и номера; наличие заголовка; правильность адресования; наличие отметки об исполнителе; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полно комплекте, он возвращается исполнителю для доработки[25]. Под законодательной базой документационного обеспечения управления ДОУ понимают совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных нормативно-правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, которые регулируют:.

Из структуры законодательной базы ДОУ рис. К законам Российской Федерации, регламентирующим трудовые отношения и работу с документами, относятся:. Федеральный закон от Федеральный закон. Часть первая от В практике трудовых отношений встречается не только заключение трудовых договоров работодателя и работника, но также гражданско-правовых договоров.

Которые имеют разграничение по целому ряду оснований и регулируются нормами ГК РФ[4]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства[8].

Некоторые виды документов утверждаются указами Президента РФ и постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, например:.

Постановление Правительства РФ от К нормативной документации по организации делопроизводства можно отнести инструкции и правила, устанавливающие требования к организации делопроизводства и документирования в министерствах и ведомствах, например:. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и на их основе федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Данные Правила, рассматривают также особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти[12]. На основании типовых инструкций правил разрабатываются отраслевые инструкции правила по делопроизводству однотипных организаций и инструкции правила конкретных организаций.

Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, например:. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от К таким документам относятся:.

Нормативно-методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по делопроизводству составляются с учетом общегосударственных требований и базируются на перечисленных выше документах, но учитывают специфические особенности отрасли, сферы деятельности, форма собственности и др. Меню Услуги. Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут! Без посредников! Сделать расчет. Отправте заявку на бесплатный расчет стоимости.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. При поступлении в канцелярию документов из Министерства образования Республики Беларусь происходит их регистрация и передача ректору, который ставит на документах резолюцию, через секретаря передает их обратно в канцелярию, после чего документы передают исполнителям.

Любой входящий, исходящий, внутренний документ подлежит обязательной регистрации. Регистрация исходящих и внутренних документов происходит в день подписания, входящих - в день отправления. Все документы вуза оформляются на бланках. Проекты приказов готовятся деканатом и отделом кадров. Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или студентов, то делается его ксерокопия, которая вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры.

Внутренние документы появляются на свет в подразделениях вуза. Они подписываются руководителями подразделений или их заместителями.

В последнее время в вузах особенной популярностью пользуются автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами. С их помощью можно организовать систему электронного документооборота, а также систему контроля выполнения заданий и нагрузки сотрудников. Они ставят целью сведение к минимуму перемещение бумаг.

Однако полный отказ от бумажных документов невозможен по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера. Если в учебном заведении большая часть документооборота совершается по компьютерной сети, возникает вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержнем любой системы управления электронными документами является электронный архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие длительного свыше 10 лет и постоянного хранения, а также документы по личному составу:. Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, они требуют непосредственно физического воплощения. Остальные же документы, указанные в номенклатуре дел, могут передаваться по системе организованного электронного документооборота.

Они должны храниться в течение установленного в номенклатуре дел периода, в том подразделении, где находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов или храниться в самом подразделении. Это значительно сократит как занимаемые площади бумажными документами, так и затраты на сами расходные материалы. Автоматизация документооборота - это внедрение ITсистемы, позволяющей автоматизировать процесс прохождения документов внутри вуза, создать электронный архив документов, контролировать согласование и исполнение договоров, приказов, распоряжений и др.

Для того, чтобы автоматизировать документооборот, нужно иметь локальную сеть и приобрести программный продукт. Получится, что затраты на это будут включать:. Если учесть, что многие фирмы бесплатно предлагают вузам свои программные продукты в целях рекламы, то затраты представляются минимальными, а экономический эффект от их внедрения будет значительным.

Сущность понятия "документооборот". Прием и первичная обработка входящих и исходящих документов. Передача документов внутри организации. Макеты потоков документооборота. Организация рабочего места делопроизводителя. Основные группы условий труда. Теоретические основы и сущность организации делопроизводства, понятие документооборота. Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве, основные правила организации документооборота.

Контроль исполнения документов, составление номенклатуры. Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".

Работа с документами. Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота. Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов. Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация.

Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия. Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства. Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

Основные принципы организации документооборота. Виды документов, составляющих входящий, исходящий и внутренний документопоток. Правила первичной обработки поступивших документов. Порядок направления на исполнение документа. Учет объема документооборота. Особенности движения документов и дел, организации документооборота, унификации форм документов и законодательной регламентации делопроизводства. Инструкции и регламенты по формированию и заполнению первичных учетных документов.

График документооборота, регламенты закрытия периода. Положение о порядке формирования финансовой отчетности.

Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. Рекомендуем скачать работу. Главная Коллекция "Otherreferats" Бухгалтерский учет и аудит Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях. Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях Подразделения, организующие документооборот факультета в высшем учебном заведении.

Перечень основных документов, стадии прохождения входящих, исходящих и внутренних документов на факультете. Схемы изготовления документов, автоматизация документооборота. Факультет нем. Fakultдt, от лат. Facultas - возможность, способность - учебно-научное и административное структурное подразделение высшего учебного заведения, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно-исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет.

Администрация факультета деканат - организационный центр по управлению работой факультета, возглавляемый деканом. Деканат выполняет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства. Руководство работой факультета осуществляет декан.

Он контролирует работу преподавателей и студентов на предмет ее соответствия учебному плану, осуществляет общее руководство научной работой студентов. Декан избирается в порядке, определяемом Уставом высшего учебного заведения, ученым советом высшего учебного заведения или советом структурного подразделения путем тайного голосования из числа наиболее квалифицированных и авторитетных работников и утверждается в должности приказом ректора.

Согласно квалификационным характеристикам он должен иметь ученую степень. Для руководства отдельными направлениями деятельности факультета обучение, научные исследования и т. Для рассмотрения ключевых вопросов деятельности факультета организуется совет факультета. К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся: деканат издает приказы по студентам, организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.

Основным учебным и научно-исследовательским подразделением факультета является кафедра, в составе которой могут создаваться секции. Для организации учебной работы в составе факультета создаются отделения.

Отделения выделяются либо по специальностям или специализациям, либо по форме обучения заочное, очное, подготовительное, вечернее. Для ведения научно-исследовательской работы в составе факультета создаются лаборатории и научно-исследовательские центры.

Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу различных подразделений вуза, является деканат. В деканате составляется расписание занятий если для этих целей в вузе не создано иное подразделение. Основной целью его работы является организация учебного процесса. Основными документами, образующими документооборот факультета, являются: приказ - правовой акт, издаваемый ректором в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом; указание - правовой акт, издаваемый по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов вуза или вышестоящего органа управления; докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями; служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу; акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события; объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия; протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов советов, заседаний кафедр и др.

Она определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения связи по должности сотрудника; характеристика - официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику; контракт - один из документов, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. При переводе студента в другое учебное заведение готовится академическая справка, в которой указываются пройденные им предметы, оценки по ним с указанием академических часов и т.

Она печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности.

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ

Эффективное управление организацией в условиях информационного общества во многом определяется развитостью корпоративной информационной инфраструктуры в целом и совершенством системы документооборота предприятия в частности [18]. Переход от бумажного к электронному документообороту представляет собой одну из актуальных первоочередных задач автоматизации [30]. Оперативность доступа, защищенность и актуальность информации о деятельности предприятия, необходимой для принятия решений со стороны руководства, являются необходимыми требованиями, предъявляемыми к системам электронного документооборота СЭД.

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 3 октября , печатный экземпляр отправим 7 октября. Автор : Межибо Евгений Андреевич.

О проекте. Расширенный поиск. На главную. Объявления о помощи. Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе Вид работы:. Поделись с друзьями:. Все дипломные работы по информационному обеспечению. Посмотреть все дипломные работы. Период перехода к информационному обществу сопровождается информатизацией образования, которое основано на новых технологиях: в процесс хранения и обработки информации внедряются автоматизированные системы, основной частью которых являются новые информационные технологии. Документооборот любой кафедры высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом.

Межибо, Е. А. Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры) / Е. А. Межибо. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — — № 42 (). — С. — URL: film2day.ru (дата обращения: ).  В статье рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота в деятельность института культуры.   Анализ и результаты обследования. Цель предварительного обследования — изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта. Предварительное обследование выполняется высококвалифицированными специалистами.

Ваш IP-адрес заблокирован.

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация. Канцелярия получает почту входящая документация , в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета. На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения. Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета см. Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность. Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Совершенствование системы документооборота в университете

Ключевые слова: структурное подразделение вуза, факультет, декан, деканат, кафедра, канцелярия, общий отдел, электронный архив, автоматизация документооборота. Высшее учебное заведение вуз — образовательное учреждение, дающее высшее профессиональное образование. Факультет — учебно-научное и административное структурное подразделение вуза, осуществляющее подготовку студентов и аспирантов по одной или нескольким родственным специальностям, повышение квалификации специалистов, а также руководство научно- исследовательской деятельностью кафедр, которые он объединяет. Администрация факультета деканат — организационный центр по управлению работой факультета, который осуществляет функции координации и административного обеспечения учебного процесса, ведения делопроизводства. При переводе студента в другое учебное заведение подготавливается академическая справка, в которой перечисляются пройденные им предметы, приводятся оценки по ним с указанием академических часов и т. Справка печатается на бланке государственного образца и является документом строгой отчетности.

Современный вуз организационно устроен не менее сложно, чем крупное промышленное предприятие или холдинг. Задача повышения эффективности сейчас актуальна как для российских предприятий, так и для российских университетов. Автоматизация является одним из немногих способов повышения эффективности управления предприятием и организацией. В этих решениях воплощён опыт многих государственных и негосударственных учреждений Российской Федерации, реализованы лучшие проектные технологии и методики управления учебной, хозяйственной, научной и инновационной деятельностью современного вуза.

Регистрация Войти Логин: Пароль Забыли? Главная О сайте. Информация к новости Просмотров: Автор: admin Дата: , 0. Приложение Б Приказ по студентам………………………………………..

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Варфоломей

    Я хорошо вопросы задаю со знаками припенания О каком налоге идет речь, веть налог входит в стоимость бензина?

© 2018-2021 film2day.ru